本日は昨年度県の補助を受けて実施した「ブルーベリー原料を使用したアイスクリーム開発」の報告に対する実績調査でした。県の出先機関がある農林事務所に出掛けて各種実績に対する帳票や証明書等をつき合わせて確認します。

最近は費用の支払い方法にいろんなパターンがあり、直接対面してその場で「見積り書」、「納品書」、「支払い」、「領収書」などを交換する機会など殆ど無く、それに相当する記録も「メール添付」だったり、ネット上でログインして確認する「支払い記録」だったりが多くなります。

クレジットカードで支払った場合などクレジット・カードの決済記録と銀行口座の支払い記録も付き合わせる必要があります。また購入した商品の支払いが「代引き」などでは送付状（宅急便などに貼付されている）の断片が領収書となるなど一連の書類を残しておくのは大変なことです。
現金で決済してその場で領収書を発行していただくのが簡単であってもより費用がかからない（安く）ようにしようとするとネット上の手続きで取得する機会が増えます。

しかし、決済のための引き落とし口座を設ける銀行が指定されていたり、クレジット・カードの種類が限定されているとカード自体の枚数も増えますし、取引銀行の数も増えることになり、その支払い記録を確認するためのネット上のWebPageにログインするためのＩＤやパスワードも増えます。
またパスワードなどはネット被害を防止するため短期間での変更を求められ「パスワード忘れ」によって前述の各種記録に辿り着けないことも発生するので、この一連の書類作成は本当に大変でした。

次回はそんなことは無いかも知れませんが、もしあったらいろいろ工夫しようと思います。